Čas letnih poročil

Ob prehodu v novo leto se podjetja in najrazličnejše organizacije srečujemo z nalogami priprave letnega poročila za preteklo leto. Ne glede na to ali ga bomo ciljni populaciji posredovali v tiskani obliki, v obliki PDF- ja, ki ga bomo posredovali preko e-pošte ali objavili na spletni strani, pa se (na podlagi vprašanj, ki nam jih v zadnjem času zastavljate preko e-pošte in telefona) marsikdo srečuje z naslednjimi vprašanji:

Ali lahko letno poročilo oblikujemo in postavimo sami?

Pravzaprav je pred odgovorom treba najprej razmisliti komu je letno poročilo namenjeno in kakšen vtis bi z njim radi podali. Je letno poročilo zgolj nujno poročilo o rezultatih dela lanskega leta ali gre za dokument, na podlagi katerega se morda morebitne stranke in investitorji odločajo o tem ali bodo v nadaljnje sodelovali z vašo organizacijo. V zadnjem primeru je vsekakor pomemben tudi izgled in ne zgolj podatki, ki jih razkrivate v poročilu. S primerno obliko se z dosežki lažje pohvalimo, poudarimo kar se nam zdi pomembno ali predstavimo na bolj razumljiv način, pri čemer suhoparne podatke iz tabel predstavimo v obliki privlačnih ikon ali infografik, naša stališča in vrednote pa predstavimo s skrbno izbranimi fotografijami.

Če je torej letno poročilo namenjeno zgolj interni publiki ali morda le priloga k finančnemu poročilu, ki ga morate po zakonu oddati kot poročilo o uspešnosti, potem ga zagotovo lahko postavite sami.

V primeru, ko poročilo vpliva na odločitve pa se je vsekakor vredno nekoliko bolj potruditi ter vanj vložiti nekoliko več časa in energije, pogosto pa je potrebna tudi manjša ali večja finančna investicija. Poročila se namreč lahko lotimo tako, da sami pripravimo vsebinski del ter izhodišča, kot so vrednote, ki bi jih radi izpostavili ali vtis, ki bi ga radi vzbudili v bralcu poročila, oblikovanje pa prepustimo oblikovalcu oz. oglaševalski agenciji, lahko pa se naloge delno ali v celoti lotimo sami, pri čemer potrebujemo znanje programov in nekaj oblikovalskih veščin, če le teh nimamo se lahko z oblikovalcem dogovorimo za pripravo oblikovne predloge po meri naše organizacije, če si pa tega stroška res ne moremo privoščiti in se počutimo sposobne, da se projekta lotimo sami, si lahko pomagamo tudi tako, da na spletu poiščemo že primerno oblikovno predlogo, jo za simbolično vrednost zakupimo in priredimo svojim potrebam.

Nekaj primerov letnih poročil …

Je za postavitev letnega poročila dovolj poznati delo v programu Adobe InDesign ali potrebujemo še kak drug program?

InDesign je program, namenjen postavitvi publikacij in v primeru, da bo vaše letno poročilo vsebovalo zgolj tekst in tabele, ter morda še kakšno fotografijo, ki je ni potrebno posebej obdelati, pravzaprav skorajda ne potrebujete drugega.

Če pa bi vaše letno poročilo radi popestrili z ikonami, grafi in infografikami, boste skoraj zagotovo potrebovali tudi Adobe Illustrator. Ta je namreč namenjen prav risanju in omogoča bolj kreativen pristop k oblikovanju. V njem rišemo grafe in infografike ali jih popravljamo, če smo si osnovne infografike zakupili ali jih prejeli predpripravljene od oblikovalca in jih kasneje tako pripravljene uvozimo v Adobe InDesign dokument našega letnega poročila.

Nekaj primerov infografike …

Če boste v letnem poročilu uporabljali obstoječe fotografije iz vaše obstoječe baze promocijskih fotografij, so le te najverjeteje že pripravljene za tisk. Če boste fotografije zakupili v kateri od online fotografskih baz ne pozabite preveriti kvalitete fotografije oz. resolucije (300 dpi za tisk / 72 dpi za internet) ter barvnega zapisa (CMYK za tisk / RGB za internet). Kvaliteto in zapis sicer lahko preverite tudi v programu Adobe InDesign, za spreminjanje obojega, ter za morebitne popravke fotografij (retuša, montaža, barvni popravki) pa boste potrebovali program Adobe Photoshop.

Bomo po po udeležbi na tečaju sposobni samostojne postavitve letnega poročila in drugih promocijskih materialov?

Posamezen tečaj traja 2 dneva in v tem času bomo spoznali kar največ funkcij in orodij potrebnih za začetek samostojnega dela v programu. Seveda bo po izobraževanju potrebno še nekaj vaje, a brez skrbi, ob udeležbi na vsakem od računalniških tečajev vam pripadajo še 3 srečanja projektne asistence. Ta je namenjena samostojnemu delu na izbranem projektu posameznika pod budnim očesom in z uporabnimi nasveti predavateljice, ki priskoči na pomoč ko se vam pri delu zatakne in ne znate naprej, ko ste nekaj iz tečaja pozabili ali potrebujete namig s področja uporabe programa, oblikovanja, kompozicije, izbire barv, tipografije in še marsičesa, da bo naš izdelek tudi vizualno čimbolj dovršen.